zamówienia
5-10 minut
15 grudnia 2023
Potwierdzenie zamówienia – obowiązek czy zielone porozumienie?
Potwierdzenie zamówienia jest nie tylko kwestią proceduralną, ale także istotnym elementem budowania długoterminowych relacji biznesowych. Składane przez klienta zamówienie jest formą powierzonego zaufania. Jego potwierdzenie to natomiast nic innego jak obietnica spełnienia jego potrzeb.
Czym się różni potwierdzenie zamówienia od jego przyjęcia?
Przyjęcie zamówienia nie jest tożsame z jego potwierdzeniem.
Przyjęcie zamówienia występuje tuż po złożeniu zamówienia, ale przed jego weryfikacją. Dzięki temu klient może być spokojny o dotarciu listy pożądanych roślin do działu sprzedaży.
Potwierdzenie zamówienia jest formalną odpowiedzią, występującą już po jego weryfikacji. Powinno zostać dokładnie sprawdzone przez klienta. Przy braku terminowego zgłoszenia uwag, zapewnia zgodność obu stron, co do szczegółów zamówienia, jego przyjęcie do realizacji, a także wstępną rezerwację roślin.
Co powinno uwzględniać potwierdzenie zamówienia?
Odpowiednio przygotowane potwierdzenie zamówienia zmniejsza ryzyko ewentualnych nieporozumień.
Uwzględniać powinno:
- nazwy produktów wraz z ich parametrami,
- ilości zamawianych produktów,
- koszty jednostkowe i/lub całościowe,
- metodę i orientacyjny termin dostawy,
- metodę i termin płatności.
Ze względu na delikatność materiału szkółkarskiego, określenie szczegółów dostawy jest kluczowe dla obu stron. W Szkółce DOROSŁYCH roślin towar transportowany jest z dołożeniem należytej staranności, z uwzględnieniem preferencji klienta.
Określenie terminu odbioru towaru jest kluczowe również pod względem organizacyjnym dla jego odbiorcy. Pozwala na uniknięcie niepotrzebnego stresu wynikającego ze spiętrzenia się obowiązków, okresowych niedoborów towaru, a nawet strat finansowych.
Ile trzeba czekać na potwierdzenie?
Czas niezbędny na potwierdzenie zamówienia zależny jest głównie od dokładności złożonego zamówienia.
Kompletne zamówienie powinno zawierać przede wszystkim nazwy produktów wraz z parametrami, umożliwiającymi ich identyfikację, a także zamawianą ich ilość. Wcześniejsze zapoznanie się i uwzględnienie w zamówieniu hurtowego minimum również wpłynie na skrócenie tego czasu.
Nie mniej ważne są: dane podmiotu składającego zamówienie – nazwa i adres podmiotu, a także dane do dostawy oraz faktury, jeśli są inne.
Już na etapie składania zamówienia, warto uwzględnić preferencje dotyczące terminu i metody dostawy oraz płatności. W przypadku nowej współpracy, warto przygotować upoważnienie do zawierania umów, jeśli jest konieczne.
W Szkółce DOROSŁYCH roślin wszystkie zamówienia weryfikowane i potwierdzane są zgodnie z kolejnością ich przyjęcia. W przypadku zamówień składanych w trakcie sezonu, potwierdzane są one na bieżąco. Potwierdzanie tych jesiennych, składanych na kolejny sezon, zależne jest od terminu nadesłania zapotrzebowania. Wczesnojesienne potwierdzane są przed Zielonym ShowRoom’em, listopadowe w ciągu miesiąca. Wszystkie zamówienia na kolejny sezon potwierdzane są maksymalnie do połowy grudnia.
Szybka reakcja na przesłane zamówienie wpływa na płynność pracy obu stron. Umożliwia również, w razie potrzeby, dobranie odpowiednich zamienników do roślin niedostępnych już na rynku.
BESTSELLER PACK
Nie znaleziono produktów.
Czy potwierdzone rośliny to rośliny, które przyjadą?
Koszmarem hurtowych klientów materiału szkółkarskiego jest długie wyczekiwanie na potwierdzenie zamówienia, z którego dodatkowo niektórych odmian ostatecznie nie otrzymują lub otrzymują je niezgodnie z oczekiwaniami. Tego typu działanie jest szkodliwe dla obu stron związanych umową.
W Szkółce DOROSŁYCH roślin kładziemy nacisk przede wszystkim na najwyższą jakość oferowanego towaru, z którego wynika zadowolenie klientów. Zamówienia weryfikowane są na podstawie aktualnych stanów, z uwzględnieniem planowo realizowanych zabiegów pielęgnacyjnych. Ich potwierdzanie następuje natomiast zgodnie z kolejnością ich przyjęcia. Dzięki tym działaniom, klient ma jasną sytuację dotyczącą dostępności roślin, a co za tym idzie zamówienia, które może otrzymać. Unikanie złudzeń i rozczarowań jest kluczowe dla owocnej współpracy bazującej na zaufaniu.
Specyfika branży i wpływ warunków zewnętrznych mają wpływ na ostateczny wynik produkcyjny. W celu zabezpieczenia się przed rozbieżnością pomiędzy roślinami potwierdzonymi a dostarczonymi, wdrożyliśmy szereg działań i zasad bezpieczeństwa. Wśród nich: wybór roślin sprawdzających się w warunkach krajowych, precyzyjna znajomość ich wymagań, dostosowanie skali produkcji, wykorzystanie środków i narzędzi ochrony roślin, a także dokładanie wszelkiej staranności w pielęgnacji roślin.
Potwierdzenie = Zaufanie
Rzetelne i terminowe potwierdzanie zamówień stwarza poczucie odpowiedzialności za oczekiwania i zobowiązania. Buduje wiarygodność i bezpieczeństwo, będące podstawą każdej długoterminowej relacji biznesowej. Jest to kluczowe dla efektywnej współpracy pomiędzy hurtowym producentem roślin, a klientem materiału szkółkarskiego.
Precyzyjne komunikowanie warunków zamówienia, w przejrzysty dla obu stron sposób, minimalizuje ryzyko nieporozumień i błędów. Świadczy również o transparentności i standardach działań obu stron.